Effektiva möten

Mycket av vår tid läggs på möten av olika slag både på jobbet och fritiden. Det är inte alltid vi upplever att mötet är värt tiden pga. av en rad faktorer såsom otydligt syfte – agenda - frågeställningar, inte rätt deltagare, störande moment etc. Samtidigt är möten en fantastisk resurs där vi kommer tillsammans, skapar vi-känsla, nyttjar varandras kompetens och erfarenheter som möjliggör att tillsammans kunna driva och utveckla verksamheten framåt.

Det finns en vinst med att se över både struktur och kultur för att skapa effektiva möten, fysiska såväl som virtuella, vilket denna utbildning syftar till.

Målgrupp
Alla som deltar i möten av olika slag.

Förkunskaper
Inga förkunskaper krävs

Mål

Efter genomförd utbildning ska deltagarna ha:

• fått kunskaper i förutsättningarna för effektiva möten som handlar om både struktur   och kultur

• utarbetat konkreta mallar som sedan överförs och anpassas på hemmaplan för sina olika mötesforum

• fått en större medvetenhet kring betydelsen av rådande kultur såsom beteende och    kommunikation för att utifrån det utforma spelregler som är konkreta och lättanvända.

Formerna för utbildningen kommer i hög grad bestå av workshops och diskussioner med teoretiska delar som stöd. Som metoder använder vi även en upplevelsebaserad inlärning. Härigenom skapas djupare insikt och engagemang hos deltagaren.

Erforderlig dokumentation och sammanställning kommer att ske. Skriftlig utvärdering av insatsen genomförs i direkt anslutning till utbildningen.

Innehåll

När det är tydligt vad syftet med mötet är, vilket resultat som mötet ska leda till, alla är delaktiga och bidrar till aktivitet efter mötet så att resultat uppnås, har man varit på ett bra och effektivt möte.

Steg 1. Fokus: Struktur

Uppstart av utbildning med en inledande Workshop, där vi arbetar med ett övningscase:

• där man diskuterar det övergripande syftet (ex. gruppmöten) och arbetar fram en  kortfattad formulering för att skapa en större tydlighet både internt och externt.

• beslutar om vilka som är de gemensamma frågorna och gör avgränsningar för att det ska bli mer effektivt.

• diskussion kring olika mötesformer och arbetsmetoder.

Deltagarna undersöker vad som kan orsaka ”tråkiga” möten genom en upplevelsebaserad övning i ett fiktivt möte för att undersöka vilka energi-och tidstjuvar som kan finnas för att kunna diskutera detta mer öppet.

Med utgångspunkt från ovan görs en teoretisk genomgång av vad som utmärker effektiva möten. Deltagarna arbetar konkret fram en anpassad struktur för sina möten med mallar för vad som ska ske före – under - efter möten. Där vi bl.a. tar upp områden som förberedelse, vikten av specifikt syfte, roller, dagordning, vilka ska kallas, mötesform, handlingsplan, uppföljning etc.

Steg 2. Fokus: Kultur

Vilken kultur råder på mötena? Deltagarna delar med sig av sina observationer och tankar.

Vi går kort igenom vad som kännetecknar olika beteendestilar och hur olika beteenden fungerar tillsammans utifrån DISA-modellen (Drivande, Inspirerande, Stödjande, Analytisk). Genom det förstår vi bättre hur vi hanterar motsättningar, tar in information, fattar beslut och hur vi föredrar att kommunicera.

Kommunikationen har en central roll för att kunna förmedla tydlighet, förväntningar, värderingar och mål. Viktigt också för att kunna skapa närvaro i relationer, kunna uttrycka tankar och åsikter och samtidigt vara lyhörd för andras synsätt och förslag. Vi arbetar praktiskt och teoretiskt med frågor som:

• vad skapar otydlighet?

• våra signaler som vi skickar och tar emot, vilka är de och hur påverkar de oss?

• aktivt lyssnande, vad innebär det?

Med stöd av ovan: Vad behöver vi tänka på i virtuella möten?

Deltagarna utformar konkreta och enkla spelregler som ska underlätta framtida möten. Utifrån ovanstående övergripande principer som deltagarna diskuterat och arbetat med, skapas förutsättningar för att kunna överföra dessa till sitt företag och arbeta fram anpassade lösningar till de olika mötesforum som finns.

Efter avslutad utbildning
Efter avslutad utbildning får samtliga godkända deltagare intyg, med minst 80 % närvaro.

Antal deltagare
max 15-18 deltagare per grupp

Omfattning
1 heldag

Kallelse till deltagarna

Kallelse skickas till deltagare ca 15 dagar innan utbildningens start.

Utbildningsleverantör

Affärskraft i Skandinavien AB

Kontaktuppgifter lärare: 

Namn: Annelie Daun Bladh
E-post: annelie.daunbladh@affarskraft.se
Telefon: 0705 595446